Máy hủy tài liệu ( máy hủy giấy) là một trong những thiết bị quan trọng của doanh nghiệp giúp nhanh chóng hủy các giấy tờ, tài liệu quan trọng giúp bảo mật một cách an toàn và hiệu quả. Không chỉ vậy, máy hủy giấy, tài liệu còn giúp giảm thiểu không gian và kích thước giấy rác rất hiệu quả.
Thử tưởng tượng rằng, việc bạn ném những tài liệu, giấy tờ quan trọng của khách hàng hay của công ty vào thùng rác hay bán giấy vụn và chúng lọt vào tay đối thủ thì mọi chuyện sẽ rất nguy hiểm, đó chính là lúc những chiếc máy hủy giấy trở nên rất quan trọng và cần thiết.
Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc lựa chọn máy hủy giấy phù hợp, do đó hôm nay Salenhanh sẽ giúp bạn lựa chọn được cho mình một sản phẩm máy hủy tài liệu phù hợp nhất cho nhu cầu của doanh nghiệp
Những lưu ý khi chọn mua máy hủy giấy
Hiện nay, với giá thành khá rẻ với nhiều lựa chọn cho khác hàng cá nhân tới các doanh nghiệp từ nhỏ tới lớn dều có thể dễ dàng sở hữu một chiếc máy hủy giấy. Tùy theo nhu cầu hủy giấy nhiều hay ít, kiểu cắt, ngân sách….bạn sẽ đưa ra những lựa chọn sản phẩm phù hợp nhất.
Số lượng giấy tờ cần hủy
Tùy vào nhu cầu và khối lượng giấy cần hủy, chúng ta sẽ ước tính để lựa chọn được một thiết bị máy hủy giấy phù hợp. Điều này là rất quan trọng vì nếu công ty bạn cần hủy quá nhiều giấy, một chiếc máy với công suất thấp, tốc độ chậm, số lượng giấy mỗi lần hủy thấp sẽ không phù hợp, mất thời gian và không hiệu quả.
Ngược lại, số lượng giấy cần hủy ít nhưng lựa chọn một chiếc máy hủy giấy lớn, tốc độ hủy nhanh sẽ gây lãng phí cả về ngân sách cũng như điện năng tiêu thụ mà không mang lại hiệu quả.
Chúng ta có thể chia máy hủy giấy ra thành 3 loại:
Máy hủy tài liệu tại nhà: Những máy hủy nhỏ gọn này thường có tốc độ hủy thấp, số lượng hủy mỗi lần cũng nhỏ nhưng bù lại giá thành rất rẻ. Chúng rất lý tưởng để giữ cho văn phòng nhỏ hoặc nhà bạn trở nên sạch sẽ và gọn gàng hơn, đồng thời cũng tăng khả năng bảo mật thông tin hiệu quả
Máy hủy tài liệu văn phòng nhỏ: Thường với những văn phòng nhỏ, chúng ta sẽ chú trọng việc lựa chọn một chiếc máy hủy giấy có số lượng giấy hủy mỗi lần vừa phải đồng thời thùng chứa lớn một chút để tiết kiệm thời gian đồng thời không tốn công đổ rác thường xuyên
Máy hủy tài liệu cỡ lớn: Là những chiếc máy lớn, tốc độ hủy nhanh, số lượng hủy giấy cùng lúc cao cùng thùng chứa lớn. Đây là những dòng máy chi phí hơi cao một chút nhưng bảo mật tốt, tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực rất tốt và cần thiết với các văn phòng, doanh nghiệp lớn.
Kiểu hủy
Hiện nay trên thị trường, các dòng máy hủy giấy thường có 3 dạng:
Hủy dạng sợi dài: Là các tờ giấy bị chia nhỏ theo chiều dọc, các giấy tờ, tài liệu khi hủy sẽ bị cắt thành các sợi dài nhưng vẫn giữ nguyên kích thước chiều dọc của tờ giấy.
Hủy sợi nhỏ: Tài liệu, giấy tờ sẽ bị chia thành các sợi nhỏ bằng khoảng 2 hoặc 3 đốt ngón tay. Đây là kiểu hủy được khá nhiều văn phòng lựa chọn hiện nay.
Hủy sợi siêu vụn: Đây là kiểu cắt an toàn nhất, tài liệu giấy tờ sẽ bị chia thành các mảnh nhỏ không thể khôi phục, đồng thời cũng tiết kiệm tối đa diện tich rác của bạn.
Độ bảo mật của tài liệu
Như đã nói ở trên, kiểu hủy là một trong những yếu tố quyết định tới độ bảo mật của giấy tờ. Tuy nhiên thay vì với 3 loại hủy chúng ta có những độ bảo mật khác nhau
| Đánh giá bảo vệ | Mảnh vụn (tài liệu A4) | Tốt nhất cho |
| P-2 | 40 | Dữ liệu cơ bản hàng ngày không nhạy cảm |
| P-3 | 200 | Tài liệu chung hàng ngày có chứa dữ liệu nhạy cảm như địa chỉ |
| P-4 | 400 | Lý tưởng cho báo cáo ngân hàng và tài liệu bí mật kinh doanh |
| P-5 | 2000 | Thích hợp cho các tài liệu cá nhân hoặc tài chính bí mật và các tài liệu chiến lược |
| P-6 | 6000 | Cần thiết cho các tài liệu pháp lý, quân sự và tài chính có chứa dữ liệu độc quyền |
| P-7 | 12500 | Các tiêu chuẩn hàng đầu cho các báo cáo của chính phủ và quân đội. |
Máy hủy giấy tự động hay thủ công
Máy hủy giấy thủ công: Bạn sẽ phải bỏ giấy hủy từng tờ hoặc tùy theo số lượng giấy hủy 1 lần phù hợp cho từng loại máy bằng tay , khi hủy xong đợt này chúng ta sẽ bỏ thêm lượt tiếp theo để hủy. Phù hợp với công ty vừa và nhỏ có số lượng giấy hủy ít
Máy hủy giấy tự động: Bạn bỏ xấp giấy cần hủy vào và chúng sẽ tự động hủy cho bạn đến khi hết xấp giấy, tài liệu cần hủy. Bạn chỉ cần bỏ 1 lần và rảnh tay đi làm việc khác, máy sẽ tự động thực hiện.
Kích thước thùng giấy
Tùy vào lượng giấy tờ cần hủy, chúng ta cần cân nhắc lựa chọn kích thước thùng giấy phù hợp, tất nhiên bạn sẽ không muốn phải liên tục đứng lên đổ rác vì thùng giấy bị đầy phải không nào. Ngoài ra, chúng ta cũng cần quan tâm đếu kiểu cắt dạng sợi hay dạng vụn để lựa chọn thùng chứa phù hợp.
Tự động trả ngược khi kẹt giấy
Đây là một trong những tính năng Salenhanh nghĩ rằng rất cần thiết khi chọn mua một chiếc máy hủy giấy. Nếu chúng không tự trả ngược và cứ kéo giấy vào, bạn sẽ rất mệt mỏi khi phải tháo và tự gỡ giấy kẹt ra khỏi máy.
Mức độ ồn
Trung bình, máy hủy giấy sản xuất khoảng 65 decibel trong khi xé nhỏ. Điều này tương đương với âm thanh của máy giặt. Đặc biệt trong môi trường văn phòng, máy hủy giấy ồn ào và ồn ào (khoảng 75 dB) có thể gây phiền toái cho đồng nghiệp của bạn.
Vì vậy khuyến nghị dành cho bạn là tùy vào không gian của văn phòng mà bạn có thể lựa chọn máy có độ ồn phù hợp để tránh gây ra phiền toái cho mọi người, nhân viên,đồng nghiệp mỗi khi sử dụng.
Mức độ tiếng ồn của máy hủy giấy:
- Yên tính: dưới 60 dB
- Bình thường: 60 đến 70 dB
- Lớn: 70 dB trở lên
Các vấn đề máy hủy giấy thường gặp
Tại sao máy hủy giấy của tôi thường xuyên bị kẹt:
Kẹt giấy thường xảy ra khi bạn bỏ quá nhiều tờ, vượt qua số lượng tối đa mà máy hủy giấy của bạn có thể hủy trong cùng 1 lúc. Lúc này bạn nên kiểm tra lại xem số lượng giấy mình bỏ vào cho 1 lần hủy có phù hợp không?
Ngoài ra, máy bị khô dầu cũng là một trong những nguyên nhân phổ biến gây ra hiện tượng kẹt giấy khi hủy.
Tại sao máy hủy giấy của tôi ngừng hoạt động?
- Máy hủy tài liệu điện của bạn không được cắm đúng cách hoặc bật
- Đảm bảo đầu cắt và ngăn đựng giấy của bạn được lắp đúng và vừa khít
- Máy đang gặp phải hiện tượng kẹt giấy bên trong và chưa được khắc phục
- Máy của bạn bị hư hỏng bên trong cần sửa chữa
Dưới đây là top những dòng máy hủy giấy tốt nhất dành cho bạn
Những dòng máy hủy giấy tốt nhất hiện nay
Máy hủy giấy Silicon PS-990C
Máy hủy giấy Silicon PS-990C là một trong những dòng máy hủy giấy giá thành ở mức trung bình, sở hữu tốc độ hủy 2.0m/ phút với số lượng giấy hủy tối đa mỗi lần là 6 tờ. Sở hữu dung tích thúng chứa 19 lít. Khá thích hợp cho những văn phòng vừa và nhỏ muốn tìm kiếm một giải pháp bảo mật rẻ nhưng hiệu quả.
Với kiểu hủy giấy siêu vụn, Máy hủy giấy Silicon PS-990C mang đến một giải pháp bảo mật rất cao, đồng thời giúp tiết kiệm tối đa không gian rác thải cho văn phòng của bạn. Máy cũng được trang bị chế độ tự trả ngược khi gặp kẹt giấy, nhờ đó bảo vệ cho máy, tránh hiện tượng kẹt giấy thường gặp khi hủy.
Ngoài giấy tờ, tài liệu, Silicon PS-990C còn có khả năng hủy kim kẹp, đĩa CD/DVD nhờ lưỡi dao hiện đại cùng công suất hủy lớn.
Máy hủy giấy Fellowes Powershred 79Ci
Một sự lựa chọn linh hoạt cho văn phòng và gia đình, máy hủy tài liệu Fellowes Powershred 79Ci có dung tích 23 lít và sử dụng cơ chế chéo để cắt mọi giấy tờ, tài liệu mà bạn cần, giúp bảo mất thông tin khá tuyệt vời. Điểm đặc biệt nữa của dòng sản phẩm này chính là chúng sẽ không bao giờ xuất hiện hiện tượng kẹt giấy trong quá trình hủy, không còn tình trạng vật lộn để tháo giấy kẹt như một số dòng sản phẩm máy hủy giấy giá rẻ trên thị trường.
Đồng thời, máy sử dụng công nghệ SafeSense, chúng sẽ ngay lập tức bị vô hiệu hóa khi có ” ngón tay” của ai đó tiếp cận với bộ phận hủy giấy, điều này giúp chúng có thể sử dụng an toàn cả khi trong nhà bạn có trẻ nhỏ. Với khả năng hủy 14 tờ/ lần khiến Fellowes Powershred 79Ci trở thành máy hủy giất tuyệt vời nhất so với các đối thủ trong cùng phân khúc
Máy hủy giấy Aurora AS800CD
Với thiết kế màu kem và xám sẽ trông tuyệt vời trong bất kỳ văn phòng nào, máy hủy tài liệu Aurora này có giá cực kỳ phải chăng và sẽ cắt mọi thứ từ giấy đến đĩa CD và thẻ tín dụng. Aurora AS800CD có thể hủy tới 8 tờ/ lần hủy cùng một thùng chứa dung tích lên tới 15.1 lít nhưng mức giá chỉ chưa tới 2 triệu đồng. Một sản phẩm quá hời so với số tiền bạn phải bỏ ra đúng không nào.
Mặc dù có mức giá thấp, nhưng máy hủy giấy này bao gồm nhiều tính năng độc đáo như: tự trả ngược khi kẹt giấy, tự động ngắt khi đưa khi đưa ngón tay vào trong nhờ công tắc an toàn 3 chiều, tự chuyển sang chệ độ chờ giúp tiết kiệm điện năng tiêu thụ khi không sử dụng.
Máy hủy giấy AmazonBasics 8-sheet
Máy hủy tài liệu cắt giấy 8 tờ AmazonBasics là lựa chọn tốt nhất cho mọi văn phòng tại nhà hoặc doanh nghiệp nhỏ. Máy hủy giấy này có thể xử lý cả chồng tài liệu, cũng như thẻ tín dụng để giữ thông tin cá nhân và doanh nghiệp của bạn an toàn. Các lưỡi cắt chéo cắt các tờ giấy và thẻ thành các dải 0,18 x 1,84 inch, ngăn chặn tội phạm từ việc ghép các tài liệu nhạy cảm lại với nhau.
Mặt trên của thiết bị có công tắc nguồn dễ sử dụng để kích hoạt chế độ cắt tự động, liên tục và chế độ đảo ngược thủ công khi kẹt giấy. Máy có thùng chứa với dung tích 15.5 lít khá thích hợp với các văn phòng vừa và nhỏ. Đồng thời đây cũng là kích thước thùng giấy phù hợp với số lượng 8 tờ/ lần hủy.
Kích thước nhỏ gọn của máy hủy giấy này cho phép bạn để nó dưới bàn hoặc trong góc phòng mà không tốn quá nhiều diện tích không gian của bạn. Đồng thời các dòng sản phẩm máy hủy giấy đến từ Amazon cũng được đánh giá rất cao về chất lượng, độ bền của sản phẩm.
Máy hủy giấy Bingo 168-CD1
Dòng máy hủy giấy cao cấp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn cho các văn phòng, công ty có khối lượng giấy tờ, tài liệu lớn. Máy hủy giấy Bingo 168-CD1 sở hữu tốc độ hủy 3.0m/ phút với số giấy hủy tối đa mỗi lần lên tới 27 tờ. Không chỉ vậy, với số lượng giấy hủy lớn, máy được trang bị thùng chứa dung tích lên tới 53 lít, quá hoàn hảo và phù hợp nếu bạn đang tìm kiếm một dòng sản phẩm máy hủy giất chất lượng cho doanh nghiệp.
Với công suất lớn, những giấy tờ, tài liệu, kim kẹp… sẽ nhanh chóng bị xé nhỏ thành các mảnh với kích thước 4×40 mm. Quá ấn tượng cho một dòng máy hủy giấy cao cấp.
Máy hủy giấy Silicon PS-8900C
Một sản phẩm máy hủy giấy với công suất mạnh mẽ đến từ thương hiệu máy hủy giấy Silicon. Với tốc độ hủy 3.0m/ phút cùng số giấy hủy mỗi lần lên tới 18 tờ mỗi lần hủy, dung tích thùng chứa là 34 lít nhưng giá thành chưa tới 10 triệu đồng đủ để khiến Silicon PS-8900C lọt top những dòng máy hủy giấy tốt nhất dành cho các doanh nghiệp có khối lượng tài liệu hủy lớn.
Ngoài ra, máy còn có thể hủy được cả giấy khổ A3. Việc điều chỉnh, thao tác cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều nhờ vào màn hình điều khiển LCD giúp bạn thao tác và quản lý một cách chính xác và nhanh chóng hơn.
Máy hủy giấy Royal 1840MX
Máy hủy tài liệu tiếp theo này là một lựa chọn tuyệt vời khác cho các văn phòng có khối lượng vừa phải nhu cầu băm nhỏ.
Royal 1840MX tự hào có khả năng xé 18 tờ giấy cùng một lúc. Bạn sẽ không cần phải lãng phí thời gian liên tục cho máy ăn một lượng nhỏ giấy và bạn có thể đi qua các ngăn xếp trong vài phút.
Máy hủy tài liệu này cắt mỗi tờ giấy thành các mẫu cắt chéo. Mặc dù điều này có thể không tạo ra những vết cắt nhỏ nhất mà bạn có thể nhận được, nhưng nó cắt vụn nhanh hơn nhiều so với các máy cắt các mảnh nhỏ hơn và cung cấp đủ bảo mật để cảm thấy được bảo vệ.
Với thời gian chạy liên tục 60 phút, bạn sẽ ngạc nhiên bởi có bao nhiêu tài liệu bạn có thể phá hủy trong một giờ. Thêm vào đó, thùng 31 lít giúp giảm số lần bạn cần chạy đến thùng tái chế, giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn!